OKR, kurz für Objectives and Key Results, ist eine Zielmanagement Methode aus dem Silicon Valley, die Unternehmen wie Google, Uber oder Linkedin schon seit Jahren erfolgreich anwenden. Die Methode wurde besonders im letzten Jahr auch außerhalb des Silicon Valley populär. Die Corona-Pandemie hat noch einmal deutlich gezeigt, dass Unternehmen sich stetig, rasch verändernden Anforderungen und Bedingungen stellen müssen. Agilität ist deshalb gefragter denn je und immer mehr deutsche Unternehmen nutzen agile Methoden täglich.

Agiles Arbeiten bringt Veränderungen für das gesamte Unternehmen mit sich, daher sind auch übliche Zielvereinbarungen nicht mehr adäquat für agile Unternehmen. OKR ist hierfür die perfekte Lösung. Das OKR Modell ist flexibel und somit bestens geeignet, um mit dem Veränderungsdruck moderner Märkte umzugehen. Zugleich schafft das Modell einen disziplinierten Fokus auf die Umsetzung der nächsten Schritte. In diesem Beitrag erklären wir, warum die OKR Methode ideal für das Marketing geeignet ist und zeigen Ihnen zehn Schritte, wie Sie OKR selbst einführen können.

  • Was sind Objective Key Results?
  • OKR: Das Erfolgsrezept von Intel und Google
  • Wie funktioniert OKR?
  • OKR Zyklus
  • OKR für Projekte
  • Vorteile von OKR auf einen Blick
  • Die zehn Schritte, um OKR einzuführen

Was sind Objective Key Results?

OKR, ist ein Zielmanagement Rahmenwerk, welches Unternehmen dabei hilft, strategisch an der Umsetzung ihrer Ziele zu arbeiten. Objectives sind qualitative Ziele, welche eine richtungsweisende und motivierende Funktion für Teams und Mitarbeiter haben. Die qualitativen Ziele sollen kurz und präzise einen gewünschten Zielzustand beschreiben. Maximal fünf Objectives sollten quartalweise formuliert werden. Es ist wichtig, dass die OKR herausfordernd und motivierend sind – bestenfalls sind sie nicht vollständig zu erreichen. Da OKR so ambitioniert wie möglich seien sollen, gilt schon ein Ergebnis ab 70 Prozent als Erfolg. An jedes Objective sind Key Results gebunden. Key Results sind Schlüsselergebnisse und beschreiben kleinere, messbare Ziele auf dem Weg zu einem Objective. Diese Schlüsselergebnisse sind quantitative Metriken, die den Fortschritt und die Zielerreichung messbar machen. Anhand der Key Results wird der Fortschritt in wöchentlichen Meetings gemessen. So wird nicht nur das Ziel definiert, sondern auch aufgezeigt, wie dieses anhand von Schlüsselergebnissen erreicht werden kann. Um die OKR Methode in einem Unternehmen erfolgreich umzusetzen, müssen OKR für die Unternehmens-, Team-, und Mitarbeiterebene definiert werden. Hierbei ist es wichtig, dass die Führungskräfte die Ziele nicht vorgeben oder deren Umsetzung kontrollieren, sondern den Teams bzw. Mitarbeitern diese Aufgabe überlassen. Die OKR sind für alle Mitarbeiter einsehbar. So versteht anhand von OKR jeder Mitarbeiter des Unternehmens, was seine konkreten Ziele sind und wie diese mit den unternehmensweiten Zielen zusammenhängen. Der Mitarbeiter erhält Einblicke in die Ziele und Arbeitsinhalte anderer Mitarbeiter sowie deren Zusammenhang. Das führt nicht nur zu verbessertem Verständnis, sondern auch zu einer Verbesserung von Transparenz und Kommunikation.  Das Ziel der Methode ist es, einem Unternehmen eine gemeinsame Ausrichtung zu geben und den beteiligten Teams maximale Autonomie zu ermöglichen.

OKR: Das Erfolgsrezept von Intel und Google

OKR sind zwar erst seit kurzem ein Trend in Deutschland, aber ihren Ursprung hatte die Methode schon in den 1970er Jahren in den USA. Andy Grove, ein Mitgründer von Intel, erfand die Methode, als er vor der Herausforderung stand Intel von einem Speicher-Unternehmen in ein Micro-Prozessor-Unternehmen zu transformieren. Ihm war bewusst, dass er seine Mitarbeiter mehr motivieren und effektiver führen muss, um diese Herausforderung zu meistern. Andy Grove erkannte, dass die damals gängigen Managementmethoden nicht mehr mit dem steigenden Innovationsdrang, der Schnelllebigkeit und Dynamik moderner Unternehmen mithalten können und Unternehmen in ihrer Entwicklung im Weg stehen. Sein Ziel war es, eine Methode zu finden, die sowohl den Herausforderungen der komplexeren Arbeitswelt gewachsen ist, als auch effektive Ziele für Mitarbeiter und Teams formulieren kann und gleichzeitig die Mitarbeiter intrinsisch motiviert. Bei der Entwicklung des OKR Rahmenwerks hat sich Andy Grove von Peter Drucker’s „Management by Objectives“ inspirieren lassen. Er griff einige Bestandteile der MbO Methode auf und passte diese an, sodass sie den Anforderungen der modernen Unternehmenswelt gerecht werden und mit den neuen agilen Führungsmethoden vereinbar sind. Die damalige Grundidee von OKR besteht aus zwei Fragen: Wo will ich hin (Objectives)? Und welche konkreten Schritte kann ich unternehmen, um dies zu erreichen (Key Results)?

Die OKR Methode wurde allerdings erst Ende des letzten Jahrtausends populär, als John Doerr das OKR Rahmenwerk 1999 bei Google einführte. John Doerr arbeitete das Konzept noch weiter aus, indem er präzisere Richtlinien festlegte. Er legte fest, dass Ziele quartalweise und jährlich festgelegt werden, mit maximal fünf Zielen (Objectives) pro Quartal, denen jeweils vier Ergebnisse (Key Results) zugewiesen werden.

Google nutzt die OKR Methode seither sehr erfolgreich. Inzwischen sind auch andere Großkonzerne, wie Zalando und Twitter, von der Methode begeistert und sprechen ihr einen Mitverdienst an ihrem Erfolg zu.

Wie funktioniert OKR?

OKR ist nicht nur eine Methode zur Zielsetzung, sondern auch ein agiler Prozess. Der OKR Prozess basiert auf drei Punkten: den OKR Aktivitäten, einem OKR Coach oder Master und dem Confidence Level.

OKR Aktivitäten sorgen dafür, dass der OKR Prozess strukturiert abläuft. Hierfür wird ein „Plan, Do, Check, Adjust“ Zyklus verwendet. Der OKR Zyklus besteht aus einer Reihe von Events, um einem Unternehmen einen strukturierten Rahmen für die Umsetzung und das Arbeiten mit OKR zu geben. Dieser Rhythmus fördert Fokus, Transparenz und Agilität innerhalb eines Unternehmens. Ein Zyklus hat eine Dauer von drei Monaten, in dieser Zeit werden festgelegte Schritte und Events durchlaufen. Am Ende eines Zyklus beginnt die Vorbereitung auf den nächsten Zyklus.  

Der OKR Coach hat eine entscheidende Rolle im OKR Rahmenwerk, insbesondere bei der Einführung der OKR Methode. Er dient als Unterstützung für Mitarbeiter und Teams, indem er die idealen Rahmenbedingungen schafft, sodass Mitarbeiter selbstorganisiert arbeiten können und OKR wirkungsvoll implementiert wird. Der OKR Coach übernimmt die Rolle des Vorbildes, Problemlöser und Change Agent, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen die OKR Methode verstehen und OKR im Unternehmen etabliert wird. Der Coach steuert und beaufsichtig den Gesamtprozess des Unternehmens, allerdings ist er nicht verantwortlich für den Inhalt. Der OKR Coach hat konkrete Aufgaben im Zusammenhang mit den einzelnen Teams und dem gesamten Unternehmen. Er unterstützt Teams bei der Formulierung von OKR, organisiert und moderiert OKR Events und Meetings, beseitigt Hindernisse und steht für Fragen rund um das Thema OKR zu Verfügung.

Der OKR Coach unterstützt die Führungskräfte bei der Formulierung von Vision und Zielen, der Etablierung von OKR im gesamten Unternehmen, der Beseitigung von organisatorischen oder strukturellen Hindernissen bei der Arbeit mit OKR und der Verbreitung des agilen Mindsets hinter der OKR Methode. Der OKR Coach agiert zudem auch als Trainer und Partner der einzelnen Mitarbeiter und sollte dauerhaft im Unternehmen präsent sein.

Das Confidence Level ist ein einfaches Stilmittel, um Aussagen zur Erfolgswahrscheinlichkeit der geplanten Key Results zu machen. Auf einer Skala von 0 bis 10 beschreibt das Confidence Level die Zuversicht der OKR-Teams, am Ende des Quartals ein Ergebnis von 70% oder besser zu erreichen. Die OKR-Teams geben anhand dieser Skala ihre subjektive Einschätzung ab und bringen zum Ausdruck, wie viel Vertrauen sie zum aktuellen Zeitpunkt in die Erreichung der OKR haben.

OKR Zyklus:

Der oben erwähnte OKR-Zyklus ist ein quartalsweise ablaufender Regelkreislauf, bei dem folgende Events in regelmäßigen Meetings durchlaufen werden: OKR-Planning, OKR-Alignment, OKR-Weekly, OKR-Review und Retrospektive. Die OKR Meetings folgen im Wesentlichen alle der gleichen Agenda und sind komplett auf operative Themen fokussiert, die zur Erreichung der Ziele führen.

OKR-Planning ist der Anfangspunkt des Zyklus, in dieser Phase werden die OKR der Unternehmens-, Team-, und Mitarbeiterebene für das nächste Quartal definiert.

OKR-Alignment dient dazu, Unternehmens-, Team-, und Mitarbeiter OKR, die in der vorherigen Phase definiert wurden, zu besprechen und abzugleichen. Auch innerhalb der Team-Ebene informieren sich die Teams gegenseitig über ihre OKR, um Abhängigkeiten zu identifizieren und Zielkonflikte zu vermeiden. Somit wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

OKR-Weekly steht für wöchentliche Treffen aller Mitarbeiter, einzeln oder im Team, mit ihren Führungskräften. Die wöchentlichen Meetings werden genutzt, um ein Status-Update durchzuführen. In erster Linie werden die Fortschritte der einzelnen Key Results besprochen und die Mitarbeiter schätzen das Confidence Level ein. Abschließend wird besprochen, welche Aufgaben und Aktivitäten als nächstes bearbeitet werden. Das Meeting dient damit der regelmäßigen Abstimmung innerhalb der Teams und indirekt auch der Verfestigung des OKR Rahmenwerks im Unternehmen.

Das OKR-Review findet am Ende des Zyklus statt und dient dazu, das vergangene Quartal auszuwerten. Auf allen drei Ebenen wird ausgewertet, wie viel von dem am Anfang des Zyklus Geplanten erreicht wurde. Vor allem die Key Results werden ausgewertet, da diese Aufschluss über den Erreichungsgrad der Objectives geben.  

Die Retrospektive schließt für jedes Team den aktuellen Zyklus ab. Dieses Event ist essentiell für die kontinuierliche Verbesserung. Die OKR Retrospektive ist ein essentielles Event des Rahmenwerks, bei welchem der gesamte Zyklus reflektiert wird, um die Anwendung der OKR Methode weiter zu verbessern.

 

Um alle Bereiche des Unternehmens zu verknüpfen und Ideen Bottom-Up sowie Top-Down zu berücksichtigen und zu verbinden, werden Ziele auf mehreren Ebenen geplant und eingebracht. Je nach Unternehmensgröße wird das Unternehmen in zwei bis drei Ebenen aufgeteilt, die Unternehmensebene, die Team-Ebene und eventuell die Mitarbeiter-Ebene. Jede Ebene hat ihre individuellen OKR, jedoch müssen die OKR aller Ebenen trotzdem aufeinander abgestimmt und verknüpft sein.

Unternehmensebene

Falls noch keine Unternehmensvision und -mission definiert ist, müssen Führungskräfte dies zu Beginn des OKR-Prozesses tun. Die Vision definiert, wo sich das Unternehmen hin entwickeln soll und wird durch eine konkretere Formulierung in Unternehmens-OKR festgelegt. Die OKR der Unternehmensebene bilden das Big Picture und den Rahmen des OKR-Prozesses. Sie definieren die unternehmensweiten Ziele, an denen sich die anderen Ebene bei der Formulierung ihrer eigenen Ziele orientieren. Die OKR der Unternehmensebene sind langfristige Ziele, die sich über mehrere Jahre erstrecken können. Bei der Unternehmens-OKR Planung wird vom Management entschieden, welche Ziele für das Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum relevant sind. Nachdem Objectives und Key Results auf der Unternehmensebene festgelegt wurden, werden sie der Team-Ebene präsentiert und mit den Teams diskutiert. So erfolgt eine Synchronisation der OKR zwischen den Ebenen und es wird sichergestellt, dass die Unternehmensziele klar kommuniziert werden.  

Beispiel:

Objective: Unternehmen ausbauen

Key results:

  1. Jahresumsatz verdoppeln
  2. Ein neues Produkt auf den Markt bringen
  3. Jährliche Kundenabwanderung auf <5% senken

Team-Ebene

Nachdem die Unternehmens-OKR festgelegt und mit der Team-Ebene besprochen wurden, definieren die Teams ihre eigenen OKR. Die OKR der Team-Ebene sind mittelfristige Ziele mit einer Dauer von 12-18 Monaten. Die Teams orientieren sich bei der Formulierung ihrer OKR an den OKR der Unternehmensebene. Die Team-OKR beantworten die Frage wie die Unternehmens-OKR unterstützt werden können, weshalb die Key Results der Unternehmensebene der Team-Ebene als Ziele dienen können. Diese OKR werden von den Teams mit der Unternehmensebene abgestimmt.

Auch wenn sich die OKR der Team-Ebene an den OKR der Unternehmensebene orientieren, definieren die Teams ihre OKR selbst. Bei der Definition der OKR ist es wichtig zu beachten, dass 60 Prozent des Inputs von der Team-Ebene kommen sollte und nur 40 Prozent von der Unternehmensebene. Die Team-OKR setzten die Prioritäten für die einzelnen Teams fest. Sie sind keine Summe der einzelnen Ziele der Mitarbeiter, sondern eine Liste der Prioritäten. Die selbständige Zielsetzung der Team-Ebene ist ein essentielles Element der OKR Methode. Durch die selbstständige Zielsetzung fühlen sich Mitarbeiter direkt verantwortlich für ihre Teamziele und es wird so die Autonomie der Mitarbeiter unterstützt.

Beispiel:

Objective: Website-Engagement erhöhen

Key results:

  1. Täglich 300 Websiteaufrufe
  2. Durchschnittliche Websitesitzung mehr als 2 Minuten 30 Sekunden
  3. 100+ Formulare auf der Landing Page abgesendet

Mitarbeiter-Ebene

Je nach Größe des Unternehmens ist es mehr oder weniger sinnvoll die Mitarbeiter-Ebene explizit in den OKR-Prozess miteinzubeziehen. Bei kleineren Unternehmen ist es ausreichend, sich auf Unternehmens- und Team-Ebene zu fokussieren. Auf Mitarbeiter-Ebene werden kurzfristige Ziele für einzelne Mitarbeiter, innerhalb des OKR-Prozess festgelegt. Diese haben meist einer Dauer von drei bis vier Monaten. Die Mitarbeiter haben die volle Verantwortung bei der Definition und Ausformulierung der kurzfristigen Ziele. Jeder einzelne Mitarbeiter sollte individuelle OKR für sich bestimmen, um Autonomie, Commitment und Motivation der Mitarbeiter zu fördern. Diese OKR sind an den Team-OKR orientiert und basieren darauf, wie sie die Team Ziele unterstützen können. Persönliche OKR definieren die Tätigkeiten und Ziele eines einzelnen Mitarbeiters. Alle kurzfristigen OKR werden dem gesamten Team vorgestellt, um sicherzustellen, dass keine OKR gegenläufig oder doppelt sind. Zudem werden dadurch die Kommunikation und Transparenz gefördert.

Beispiel:

Objective: Erhöhung der Reichweite aller Social-Media-Kanäle

Key results:

  1. Anzahl der Follower um 35% erhöhen
  2. Mindestens drei Posts pro Woche auf allen Kanälen
  3. 120+ Kommentare bei jedem Linkedin Post / Artikel / Gruppenkonversation

OKR für Projekte

OKR ist keine Methode, die auf ein gesamtes Unternehmen angewendet werden muss, um effektiv zu sein. Ganz im Gegenteil, die Methode basiert zu einem großen Teil auf der Autonomie von Teams und einzelnen Mitarbeitern. Deshalb kann das OKR-Rahmenwerk auch in einem kleineren Rahmen angewendet werden, zum Beispiel innerhalb eines Teams bei einem Projekt. So kann die effektive Methode ohne Risiko getestet werden. Bei erfolgreicher Anwendung des OKR-Rahmenwerks für ein Projekt, kann eine breitere Implementierung sinnvoll sein.

Die Methode wird bei Projekten nach dem gleichen Prinzip wie bei Unternehmen angewendet. Alle Projektziele werden als OKR formuliert und es wird ein regelmäßiger OKR-Zyklus eingesetzt, um die Ziele nachzuverfolgen. Das OKR-Rahmenwerk hilft dabei komplexe Projekte zu strukturieren und den Überblick zu behalten. Durch den OKR-Zyklus und den damit einhergehenden regelmäßigen Austausch sind Ziele und Ergebnisse stets präsent. Vor allem bei Langläufer- oder agilen Projekten bietet sich dieses Vorgehen an.

Vorteile von OKR auf einen Blick:

  • Leicht zu verstehen: Die OKR Methode hat ein simples Grundprinzip, das schnell erlernt werden kann. Daher lässt sich die Methode schnell implementieren und erfordert keine lange Vorbereitungsphase.
  • Vision mit Strategie verknüpft: Vision und Mission des Unternehmens werden mit einer konkreten Strategie verknüpft. Die Unternehmensziele sind dadurch zugänglicher und präsenter.
  • Strukturiertes Denken: Der sich immer wiederholende OKR-Zyklus und die konkrete Formulierung der qualitativen und quantitativen Ziele sorgen für eine einheitliche Struktur im Unternehmen, die das strukturierte Denken vereinfacht und fördert.
  • Klare Kommunikation: Die OKR sind für alle Mitarbeiter öffentlich zugänglich, sodass die Ziele klar kommuniziert werden. Die regelmäßigen Meetings fördern den Austausch und das gegenseitige Verständnis nicht nur innerhalb von Teams, sondern auch zwischen Führungskräften und Teams sowie zwischen verschiedenen Abteilungen des Unternehmens.
  • Eigenverantwortung und Disziplin: Die OKR-Methode verlangt und fördert die Autonomie der Mitarbeiter, indem Mitarbeiter eigenverantwortlich ihre Ziele setzten und für die erfolgreiche Umsetzung ihrer Ziele komplett alleine zuständig sind.
  • Mehr Transparenz: Die OKR sind für alle im Unternehmen zugänglich, so kann sich jeder Mitarbeiter sich ein klares Bild machen, an welchen konkreten Zielen seine Kollegen oder andere Teams arbeiten. Die OKR-Meetings sorgen dafür, dass Führungskräfte und Teams ihre jeweiligen individuellen Ziele und Aktivitäten miteinander teilen und sich gegenseitig an ihren Vorhaben teilhaben lassen. OKR sorgt für mehr Transparenz innerhalb von Teams und über Abteilungen hinaus.
  • Zusammenhalt und Motivation: Zusammenhalt und Mitarbeitermotivation steigen durch mehr Transparenz und Eigenverantwortung. Die regelmäßigen Meetings und das gemeinsame Erarbeiten der OKR fördern den Zusammenhalt innerhalb eines Unternehmens.
  • Ziel Priorisierung: Die Ziel Priorisierung und klare Fokussierung der Themen vereinfacht die Entscheidungsfindung.
  • Effizienter Einsatz von Ressourcen: Der OKR Zyklus hilft dabei, den richtigen Fokus für das jeweils nächste Quartal zu finden und fördert den effizienten Einsatz von Ressourcen.

Die zehn Schritte, um OKR einzuführen:

 

  1. Lesen Sie diesen Blogbeitrag (der erste Schritt ist schon getan!)
  2. Legen Sie fest wie die OKR-Methode angewendet werden soll. Für ein Projekt oder für das ganze Unternehmen?
  3. Nominieren Sie ein Team mit zwei bis fünf Mitarbeitern, die an der OKR Methode interessiert sind oder idealerweise schon mit der Methode vertraut sind.
  4. Besetzung der Rolle des OKR-Coaches mit einem Mitarbeiter, der mit OKR vertraut ist und Erfahrung mit der Anwendung hat.
  5. Definieren Sie oder die Führungskräfte Ihres Unternehmens das Leitbild, die Mission und die Vision des Unternehmens.
  6. Führen Sie ein Training oder einen Workshop mit dem Team durch, sodass die Mitarbeiter die OKR Grundlagen kennenlernen und verstehen, die OKR für den ersten Zyklus definieren und Termine für die Events festlegen.
  7. Veranstalten Sie ein OKR-Planning Event, um die definierten Objectives und Key Results dem nächsten Quartal zuzuordnen.
  8. Durchlaufen Sie und Ihr Team einen kompletten OKR-Zyklus mit abschließender Retrospektive, in der Verbesserungen für den nächsten OKR-Zyklus diskutiert und festgelegt werden.
  9. Nach mindestens drei OKR-Zyklen kann das gesamte OKR Rahmenwerk in der Retrospektive reflektiert werden. Die Erfahrungen sollten mit dem gesamten Unternehmen geteilt werden.
  10. Falls OKR zunächst als Pilotprojekt angewendet wird und die positiven Erfahrungen überwiegen, sollte dies den Führungspositionen oder dem restlichen Unternehmen vermittelt werden, so dass OKR im gesamten Unternehmen angewendet werden kann.

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